Onze privacyverklaring

Inleiding
We zijn ervoor verantwoordelijk om persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen. Daarbij moeten we voldoen aan de eisen van de privacyregelgeving. We willen o.a. transparant zijn over het soort gegevens, dat wij verwerken, de doelen voor die verwerking, met wie we gegevens delen en welke rechten betrokkenen hebben ten aanzien van de eigen gegevens.
In deze privacyverklaring informeren we u hierover.

Soorten gegevens
Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:
– gegevens van leden, zoals lidnummer, naam, adres, woonplaats, telefoonnummer,  telefoonnummer voor noodgevallen, e-mailadres, geboortedatum, geslacht, bankrekeningnummer en of een lid basislid is van de KNWU.
– gegevens van deelnemers aan en uitslagen van wielerwedstrijden die door Swabo Ladies onder auspiciën van de KNWU of UCI worden georganiseerd, zoals naam, woonplaats, e-mailadres, geboortedatum, wielervereniging, chipnummer, UCI-code, licentienummer, bondsnummer en wedstrijdcategorie;
– foto’s, filmpjes en namen van leden en deelnemers aan evenementen en (internationale) wedstrijden op onze website en op social media;
– persoonsgegevens van contactpersonen in overeenkomsten van Swabo Ladies met derde partijen.

Doelen van de verwerking van onze gegevens
Wij verwerken persoonsgegevens gericht op o.a. de volgende activiteiten:
– het maken van (geanonimiseerde) statistieken binnen onze vereniging (man/vrouw/leeftijd);
– het indelen van leden naar (wedstrijd)teams;
– voor het inschakelen van vrijwilligers;
– het organiseren van wielerwedstrijden en het publiceren daarover, waaronder het vermelden van uitslagen daarvan op onze website en op social media;
– het versturen van nieuwsbrieven aan leden en externe betrokkenen;
– het innen van de verenigingscontributie (inclusief de contributie van de KNWU;
– het registreren van bezoekersaantallen van onze website.

Rechtsgronden voor verwerking van gegevens
Wij gebruiken tenminste de volgende gronden voor de verwerking van jouw persoonsgegevens:
– de uitdrukkelijke toestemming van betrokkenen om gegevens te verwerken voor specifieke doeleinden. Deze toestemming kan altijd weer worden ingetrokken;
– voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen in het kader van onze verenigingsactiviteiten of die van een derde. Wij maken hierbij steeds de afweging tussen jouw belangen en die van Swabo Ladies. Ons belang, het zorgvuldig uitvoeren van het lidmaatschap tussen leden en Swabo Ladies, staat voorop. Mochten er andere belangen gelden, die mogelijk ten nadele kunnen zijn voor iemands privacy, dan zullen wij dit vooraf met betrokkene(n) bespreken en die hierin bepalend en doorslaggevend zijn.

Opslag en bewaartermijn van persoonsgegevens
Wij bewaren jouw persoonsgegevens alleen zolang en voor zover we deze nodig hebben. Gegevens die we noodzakelijkerwijs nodig hebben bewaren we in ieder geval gedurende de looptijd van het lidmaatschap of de overeenkomst. Gegevens die tijdelijk nodig zijn worden vernietigd, zodra de verwerking hiervan niet langer noodzakelijk is.

Informatie, wijziging en bezwaar
Je hebt specifieke rechten ten aanzien van de verwerking van jouw persoonsgegevens. Dat geldt zeker ook voor de volgende onderwerpen:
– of wij jouw persoonsgegevens verwerken;
– de manier waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken;
– inzage in de persoonsgegevens die wij van jou verwerken;
– bezwaren tegen het verwerken van jouw persoonsgegevens;
– aanpassing van jouw persoonsgegevens als deze (mogelijk) onjuist zijn verwerkt;
– beperking van jouw persoonsgegevens;
– verwijdering (wissen) van jouw persoonsgegevens;
– overdracht van jouw persoonsgegevens aan jezelf of aan een andere organisatie uitsluitend op jouw verzoek;
– vragen over de inhoud van dit Privacy statement.
Het kan zijn dat we niet in alle gevallen tegemoet kunnen komen aan een verzoek. Als dit het geval is zullen we dit gemotiveerd laten weten.

Beveiliging van jouw gegevens
Wij hebben adequate technische en organisatorische maatregelen getroffen om de persoonsgegevens die we verwerken te beveiligen.

Verstrekken van gegevens aan derden
Wij verstrekken persoonsgegevens niet zomaar aan anderen. Dat mogen we wel doen als je ons daarvoor toestemming hebt gegeven, als we daartoe verplicht zijn op grond van de wet of een rechterlijke uitspraak, of als zo’n verstrekking ten dienste staat van onze doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens.
Voor de uitvoering van onze bedrijfsvoering en afhankelijk van de verleende diensten verstrekken wij jouw persoonsgegevens mogelijk wel aan de volgende personen of partijen:
– personen en instanties die op grond van een wettelijke verplichting geïnformeerd moeten worden.
– KNWU (Koninklijke Nederlandse Wielren Unie). Swabo Ladies is als vereniging lid van de KNWU. Swabo Ladies deelt in dat kader de volgende persoonsgegevens met de KNWU: naam, geslacht, geboortedatum, adres, (mobiele)telefoonnummer en e-mailadres. Voor het publiceren en vindbaar maken van de contactgegevens van bestuursleden en andere contactpersonen van Swabo Ladies worden e-mailadressen en namen van bestuursleden en andere contactpersonen van Swabo Ladies met de KNWU gedeeld. Het privacybeleid van de KNWU kun je vinden op de website www.knwu.nl;
– Onze ICT-dienstverlener Baruch ICT bv die gegevens onder onze zeggenschap en verantwoordelijkheid verwerkt;
–Swabo Ladies heeft de verwerking van de financiële administratie in eigen beheer. Met hen worden alle gegevens gedeeld die van belang zijn voor de verwerken van onze financiële administratie.

Externe partijen die onze gegevens verwerken
Partijen die de persoonsgegevens onder onze verantwoordelijkheid verwerken, doen dit uitsluitend voor doelen en onder voorwaarden die wij met hen hebben afgesproken. Waar de regelgeving dit vereist, leggen we vast in verwerkersovereenkomsten.

Wijzigingen van onze privacyverklaring
Het kan voorkomen dat we deze privacyverklaring in de toekomst wijzigen. Op onze website vind je steeds de meest actuele versie.

Klachtrecht
Ben je het niet eens met de wijze waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken of omgaan met jouw privacyrechten als lid?
Neem dan in ieder geval eerst contact met onze AVG-contactpersoon via info@swaboladies.nl. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Kijk daarvoor op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.